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  Audit of Budgeting  
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FAD
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CFP
  Audit of Budgeting  
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The audit covered the fiscal years (FYs) 2006-2007, 2007-2008 and 2008-2009 to the present. Information and samples were gathered from the Finance and Administration Directorate (FAD) and other branches.
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La vérification part des exercices financiers 2006-2007, 2007-2008 et 2008-2009 jusqu’à maintenant. De l’information et des exemples ont été recueillis auprès de la Direction des finances et de l’administration (DFA) et des directions générales. Les vérificateurs ont effectué des examens afin de déterminer dans quelle mesure le nouveau processus de budgétisation satisfait à ses objectifs et de quelle façon les directions générales l’ont opérationnalisé. Les vérificateurs ont mis l’accent sur le processus de budgétisation pour la portion des crédits parlementaires du financement de la CFP. La vérification n’a pas porté sur les processus de recouvrement des coûts, ou sur des éléments ou projets financés séparément comme le Système de ressourcement de la fonction publique, qui font l’objet de vérifications séparées.
  Cyclical Audit, Cycle 2...  
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7. A project is under way to map out the various processes from start to finish. This project was initiated jointly between ISD and FAD in March 2009. The project is being carried out by FAD and is expected to take a year to document and to propose recommendations to rationalize these processes.
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7. On réalise actuellement un projet visant à schématiser les divers processus du début jusqu’à la fin. Le projet a été entrepris conjointement par la DSI et la DFA en mars 2009. Le projet est exécuté par la DFA et l’on s’attend à consacrer une année à la consignation des processus et à la présentation de recommandations visant à les rationaliser. Les résultats de ce travail seront présentés aux cadres de la DGSDE pour qu’ils y donnent suite.
  Cyclical Audit, Cycle 2...  
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7. A project is under way to map out the various processes from start to finish. This project was initiated jointly between ISD and FAD in March 2009. The project is being carried out by FAD and is expected to take a year to document and to propose recommendations to rationalize these processes.
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7. On réalise actuellement un projet visant à schématiser les divers processus du début jusqu’à la fin. Le projet a été entrepris conjointement par la DSI et la DFA en mars 2009. Le projet est exécuté par la DFA et l’on s’attend à consacrer une année à la consignation des processus et à la présentation de recommandations visant à les rationaliser. Les résultats de ce travail seront présentés aux cadres de la DGSDE pour qu’ils y donnent suite.
  Implementation of Servi...  
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This major endeavour, launched in October 2009, is aimed at streamlining the billing process, while improving the quality of the billing information and ultimately improving invoice issuance and processing time. The auditors noted that this initiative is progressing through the close collaboration of personnel from SASB and FAD.
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Même si la Direction générale avait établi que les indicateurs de rendement clés faisaient partie de son plan opérationnel initial de transformation des services, elle a reconnu que de nombreuses choses s'étaient produites depuis ce temps. La DGSDE a tout de même accepté d'examiner et d'évaluer les contrôles en place pour s'assurer que le rendement opérationnel est adéquat et de les ajuster en fonction des principaux risques cernés au moyen d'analyses continues.
  Financial Statements - ...  
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FAD will continue to enforce the existing policy that only cardholders are allowed to use the acquisition cards. We will again emphasize this point in our guide presently being developed for administrative assistants, for distribution by December 2008.
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La DFA continuera de veiller à l'application de la politique en vigueur selon laquelle seuls les détenteurs d'une carte d'achat peuvent s'en servir. Nous mettrons une fois de plus l'accent sur ce point dans le guide à l'intention des adjoints administratifs qui est en cours d'élaboration et dont la distribution est prévue en décembre 2008. À l'avenir, nous aborderons également ce point dans nos séances de formation sur les finances, comme notre formation sur la délégation des pouvoirs de signature. De plus, nous avons envoyé un message à tous les détenteurs de carte durant le premier trimestre de l'exercice 2007-2008 pour leur rappeler cette politique.
  Audit of Budgeting  
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It should be noted that in areas under management control, it is the decision of the President and VPs to delegate further to DGs, directors and managers within the existing financial delegation. This is a flexibility which some have opted not to exercise. Each year the FAD presents the Financial Delegation Document to senior management for review and amendment.
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2. Nous sommes d’accord avec la recommandation. Une délégation financière révisée a été proposée et présentée au CEG en janvier 2009 et on a envisagé de déléguer le pouvoir de signature à des paliers de direction moins élevés. La version définitive du document portant sur les délégations sera prête vers la fin mars 2009 une fois que certains secteurs opérationnels auront été consultés.
  Cyclical Audit, Cycle 2...  
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It was expected that the fee structure would be based on a sound structure and approved by the government and PSC authorities. The PSC has charged other departments and agencies for human resources products and services for over thirty years. However, the fee structure was outdated and, in 2005, FAD reviewed it.
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Nous nous attendions à ce que la structure tarifaire soit solide et à ce qu’elle soit approuvée par le gouvernement et les autorités de la CFP. Depuis plus de 30 ans, la CFP fait payer aux autres ministères et organismes ses produits et services dans le domaine des ressources humaines. Toutefois, la structure tarifaire était désuète et, en 2005, la DFA l’a révisée.
  Cyclical Audit, Cycle 2...  
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The current process requires SASB and FAD to jointly and quickly implement RMS in order to reliably account for services delivered and to bill users. The audit noted the professional and resourceful approach of the staff involved, despite numerous difficulties, and with cooperation between branches.
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Le processus actuel oblige la DGSDE et la DFA à travailler ensemble pour mettre rapidement en œuvre le SGR afin de comptabiliser de façon fiable les services fournis et de les facturer aux utilisateurs. La vérification a permis d’observer le professionnalisme et la débrouillardise des employés en cause, malgré les nombreuses difficultés auxquelles ils se heurtent, de même que la coopération entre les directions générales. Il y a néanmoins eu des plaintes concernant des retards dans l’établissement des factures des clients.
  Cyclical Audit, Cycle 2...  
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Service providers use the Revenue Management System (RMS), an in-house application, to support the billing process. However, invoices are issued only by the Finance and Administration Directorate (FAD) in the Corporate Management Branch (CMB) at Headquarters.
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Les fournisseurs de services utilisent une application interne, le système de gestion des revenus (SGR), pour exécuter le processus de facturation. Toutefois, les factures sont établies uniquement par la Direction des finances et de l’administration (DFA), Direction générale de la gestion ministérielle (DGGM) à l’administration centrale. La DFA et la Direction des services intégrés (DSI) de la DGSDE jouent un rôle prépondérant pour ce qui est des aspects administratifs et financiers du recouvrement des coûts. Par exemple, la DSI a mis en place des structures tarifaires et des processus, et la DFA a conçu le SGR et s’est chargée d’établir les factures des clients. La DSI soutient également les opérations et les activités budgétaires et surveille les résultats en effectuant de nombreuses analyses financières. La DSI et la DFA travaillent en étroite collaboration pour coordonner les projets et discuter des enjeux.
  Cyclical Audit, Cycle 2...  
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For instance, the implementation of the interface between RMS and FreeBalance will facilitate reconciliation in 2009-2010. Furthermore, FAD implemented a new procedure by which all changes to invoices will be initiated in RMS.
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Nous avons adopté, au cours de l’exercice, une série de contrôles permettant d’éviter les écritures de correction et de s’assurer que celles qui sont faites sont examinées. Par exemple, la mise en œuvre de l’interface entre le SGR et FreeBalance facilitera le rapprochement en 2009-2010. En outre, la DFA a adopté une nouvelle procédure selon laquelle tous les changements apportés aux factures seront faits dans le SGR
  Cyclical Audit, Cycle 2...  
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In light of the experience we have gained with our first full year as a cost recovery organization, the first step will be to review the FAD business requirements to ensure that they properly reflect the needs of the organization.
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À la lumière de l’expérience que nous avons acquise au cours de la première année complète de fonctionnement selon le principe du recouvrement des coûts, nous devrons d’abord examiner les exigences opérationnelles de la DFA pour s’assurer qu’elles traduisent correctement les besoins de l’organisation.
  Financial Statements - ...  
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FAD does not see any problem with instalments as long as contract splitting does not take place. However, FAD agrees to review and clarify, by October 2008, the policy regarding instalment payments for single items through consultation with TBS and we will subsequently communicate the decision to all branches.
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En ce qui concerne les versements échelonnés, la DFA n'y voit pas de problème, à condition qu'il n'y ait pas de division de contrat. La DFA accepte toutefois de revoir et de clarifier, d'ici octobre 2008, la politique relative au paiement en versements échelonnés d'un même article en consultant le SCT. Nous informerons ensuite toutes les directions générales de la décision prise.
  Audit of Budgeting  
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1. Corporate Management Practices and Evaluation Directorate (CMPED), together with the FAD, should determine how the PSC’s risk assessment process can be integrated into the budget process so that significant operational risks are explicitly identified in the final budget documents.
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1. La Direction des pratiques de gestion ministérielles et évaluation (DPGME), de concert avec la DFA, devraient déterminer comment le processus d’évaluation des risques peut être intégré au processus du budget de sorte que les risques opérationnels significatifs soient identifiés explicitement dans les documents budgétaires définitifs.
  Cyclical Audit, Cycle 2...  
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A revised filing system which allows for a more efficient method of locating files was implemented in April 2009. In order to facilitate the various audits and sampling that is required, discussions are under way with FAD, who have requested that they receive all documentation in accounting operations.
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Un système de classement révisé qui permet de repérer plus efficacement les dossiers a été mis en œuvre en avril 2009. Dans le but de faciliter les diverses vérifications et l’échantillonnage requis, nous menons des discussions avec la DFA, qui a demandé que toute la documentation soit envoyée aux opérations comptables.
  Regional Operations Audit  
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FAD will review regional accounting records maintenance requirements and communicate them once finalized.
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les agents de négociation des marchés connaissent les principes d'établissement de contrats, y compris lorsque la passation après coup est autorisée;
  Financial Statements - ...  
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FAD review its acquisition card policy to determine whether instalment payments via acquisition card for a single item should be disallowed.
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La DFA doit revoir sa politique relative aux cartes d'achat afin de déterminer si l'achat d'un article en versements échelonnés au moyen d'une carte d'achat devrait être interdit.
  Financial Statements - ...  
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FAD enforce its policy that only cardholders be allowed to use the card.
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La DFA doit veiller à l'application de sa politique selon laquelle seul le détenteur d'une carte peut l'utiliser.
  Audit of Budgeting  
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The FAD should:
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  Financial Statements - ...  
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FAD does not see any problem with instalments as long as contract splitting does not take place. However, FAD agrees to review and clarify, by October 2008, the policy regarding instalment payments for single items through consultation with TBS and we will subsequently communicate the decision to all branches.
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En ce qui concerne les versements échelonnés, la DFA n'y voit pas de problème, à condition qu'il n'y ait pas de division de contrat. La DFA accepte toutefois de revoir et de clarifier, d'ici octobre 2008, la politique relative au paiement en versements échelonnés d'un même article en consultant le SCT. Nous informerons ensuite toutes les directions générales de la décision prise.
  Audit of Budgeting  
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The budget schedule was found to be clear and is provided to key budget process participants early. The call letter is issued to branches in April, then the FAD sends ZBB templates to them electronically in early October, pre-filled with salary data.
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On a constaté que l’échéancier relatif au budget était clair et que les principaux participants au processus budgétaire l’avaient obtenu tôt. À cet égard, la lettre d’appel a été envoyée aux directions générales en avril. Au début d’octobre, la DFA a fait parvenir par voie électronique aux directions générales les gabarits de BBZ où l’on avait inscrit préalablement les données sur les salaires. Les directions générales ont alors rempli tous les gabarits, y compris les renseignements sur les plans d’entrée et les résultats, la dotation en personnel prévue et les initiatives de TI. Les gabarits de BBZ remplis doivent être retournés au début novembre. En décembre, les demandes budgétaires sont contestées lors d’une journée de réflexion sur le budget. En mars, le budget et le plan opérationnel de la CFP sont approuvés par le Comité exécutif de gestion (CEG). À compter du nouvel exercice, les gabarits peuvent être intégrés dans le système FreeBalance.
  Audit of Budgeting  
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1. We agree with the recommendation. The FAD will identify financial risks and will work with the CMPED to better integrate our operational planning and our budgeting. When establishing the PSC’s budget, the FAD normally takes into account known financial risks involved.
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1. Nous sommes d’accord avec les recommandations. La DFA déterminera les risques financiers et travaillera avec la DPGME afin de mieux intégrer notre planification opérationnelle et notre budgétisation. En établissant le budget de la CFP, la DFA tient normalement compte des risques financiers encourus connus. Diverses stratégies sont examinées afin d’équilibrer le budget et de minimiser ces risques. À titre d’exemple, la DFA a récemment envisagé de laisser des fonds dans la réserve centrale et de compter sur un report sur les exercices ultérieurs comme mesure d’atténuation relativement au recouvrement des coûts.
  Regional Operations Audit  
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Over a four year period, the FAD is performing a physical count of assets in accordance with the Asset Management Policy. The FAD will continue to provide on-site advice and assistance to regional custodians at the time the physical inventories are taken.
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Un courriel sera envoyé pour rappeler aux directeurs leur responsabilité en matière de gestion de l'actif, avec un renvoi aux pages Web sur la politique de gestion de l'actif.
  Regional Operations Audit  
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Over a four year period, the FAD is performing a physical count of assets in accordance with the Asset Management Policy. The FAD will continue to provide on-site advice and assistance to regional custodians at the time the physical inventories are taken.
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Un courriel sera envoyé pour rappeler aux directeurs leur responsabilité en matière de gestion de l'actif, avec un renvoi aux pages Web sur la politique de gestion de l'actif.
  Regional Operations Audit  
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Considering that the PSC recently received TB approval to expand its assessment cost recovery authority, in January 2008 FAD and SASB implemented a new governance structure to support the expansion of cost recovery.
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La DGSDE n'a pas encore établi de processus de recouvrement des coûts qui soient bien communiqués, compris et appuyés par des systèmes. Lors des discussions avec les DGR, leur personnel de soutien et le personnel de l'AC sur la mise en œuvre actuelle et future du recouvrement des coûts à l'égard des services, il a été convenu qu'il existait très peu de documents pour soutenir les plans ou les processus d'activités sur les modalités d'introduction de la nouvelle facturation. L'équipe de vérification a demandé des documents finaux ou des ébauches portant, entre autres, sur les processus utilisés, la surveillance, les suivis ou les calendriers de mise en œuvre, mais elle n'a rien reçu. Le recouvrement des coûts sera essentiel au succès non seulement de la DGSDE, mais aussi de la CFP dans son ensemble. La capacité de la DGSDE à mettre en place cette activité de façon efficace n'a pas encore été établie.
  Audit of Budgeting  
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Preliminary review objectives were determined through this analysis, along with interviews with key management and operational staff, including branch executives and functional specialists of the FAD.
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Au cours de l’examen préliminaire, la DVI a passé en revue les procédures et les rapports existants. La DVI a également analysé les livres comptables afin de connaître l’historique des dépenses et les modèles de prévision. Les objectifs de l’examen préliminaire ont été déterminés grâce à cette analyse et au moyen d’entrevues de membres clés du personnel de la direction et des opérations, y compris des cadres et des spécialistes fonctionnels de la DFA. À l’issue de l’examen préliminaire et de sa revue par le CVI, on a décidé d’amorcer l’examen détaillé. La méthodologie utilisée au cours de cette phase d’examen a consisté principalement en des interviews de participants clés (titulaires de budgets, coordonnateurs de budgets et responsables au sein de la DFA) et en une vérification de certaines données de rendement financier.
  Cyclical Audit, Cycle 2...  
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Service providers use the Revenue Management System (RMS), an in-house application, to support the billing process. However, invoices are issued only by the Finance and Administration Directorate (FAD) in the Corporate Management Branch (CMB) at Headquarters.
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Les fournisseurs de services utilisent une application interne, le système de gestion des revenus (SGR), pour exécuter le processus de facturation. Toutefois, les factures sont établies uniquement par la Direction des finances et de l’administration (DFA), Direction générale de la gestion ministérielle (DGGM) à l’administration centrale. La DFA et la Direction des services intégrés (DSI) de la DGSDE jouent un rôle prépondérant pour ce qui est des aspects administratifs et financiers du recouvrement des coûts. Par exemple, la DSI a mis en place des structures tarifaires et des processus, et la DFA a conçu le SGR et s’est chargée d’établir les factures des clients. La DSI soutient également les opérations et les activités budgétaires et surveille les résultats en effectuant de nombreuses analyses financières. La DSI et la DFA travaillent en étroite collaboration pour coordonner les projets et discuter des enjeux.
  Audit of Budgeting  
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Preliminary review objectives were determined through this analysis, along with interviews with key management and operational staff, including branch executives and functional specialists of the FAD.
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Au cours de l’examen préliminaire, la DVI a passé en revue les procédures et les rapports existants. La DVI a également analysé les livres comptables afin de connaître l’historique des dépenses et les modèles de prévision. Les objectifs de l’examen préliminaire ont été déterminés grâce à cette analyse et au moyen d’entrevues de membres clés du personnel de la direction et des opérations, y compris des cadres et des spécialistes fonctionnels de la DFA. À l’issue de l’examen préliminaire et de sa revue par le CVI, on a décidé d’amorcer l’examen détaillé. La méthodologie utilisée au cours de cette phase d’examen a consisté principalement en des interviews de participants clés (titulaires de budgets, coordonnateurs de budgets et responsables au sein de la DFA) et en une vérification de certaines données de rendement financier.
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Les fournisseurs de services utilisent une application interne, le système de gestion des revenus (SGR), pour exécuter le processus de facturation. Toutefois, les factures sont établies uniquement par la Direction des finances et de l’administration (DFA), Direction générale de la gestion ministérielle (DGGM) à l’administration centrale. La DFA et la Direction des services intégrés (DSI) de la DGSDE jouent un rôle prépondérant pour ce qui est des aspects administratifs et financiers du recouvrement des coûts. Par exemple, la DSI a mis en place des structures tarifaires et des processus, et la DFA a conçu le SGR et s’est chargée d’établir les factures des clients. La DSI soutient également les opérations et les activités budgétaires et surveille les résultats en effectuant de nombreuses analyses financières. La DSI et la DFA travaillent en étroite collaboration pour coordonner les projets et discuter des enjeux.
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Sub-cost centre managers set the credit limits for each card, based on spending patterns. Movable and durable goods must also be reported to the Finance and Administration Directorate's (FAD) inventory records.
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La CFP se trouve devant une tâche particulièrement exigeante en ce qui concerne le cycle des salaires. L'équipe de la SRAS est petite et doit donc relever le défi de maintenir ses niveaux de conseillers à la paye et d'expertise. De plus, les interventions manuelles effectuées par les conseillers à la paye augmentent forcément les risques. En outre, les opérations du cycle des salaires ont un effet considérable sur les états financiers annuels de la CFP. De plus, le chef de la SRAS joue un rôle clé puisque de nombreuses procédures internes de la section ne sont pas consignées. Enfin, la CFP, comme les autres organismes fédéraux, dépend entièrement de TPSGC pour le calcul de la paye nette de ses employés et sa distribution, mais ignore tout des contrôles de TPSGC. Bien que des contrôles compensatoires soient possibles, ils ne fourniraient qu'une assurance limitée, et ce, à un coût considérable pour la CFP.
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