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Creating a dCR in your Boardroom is very easy. Keep in mind that the dCR has a declaratory nature, therefore it is used for an item which does not need further discussion. As for all meeting types, the Admin has full control of all the process steps and can even cast a vote on behalf of a member who may not have access to the system, although his/her vote is needed.
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Il est très facile de créer une dCR dans votre Boardroom. Etant donné que la dCR est de nature déclaratoire, elle est utilisée dans les cas où de plus amples discussions ne sont pas nécessaires. Comme pour tout autre type de réunion, l’administrateur a le plein contrôle sur toutes les étapes du processus et peut même voter au nom d’un membre n’ayant pas accès au système bien que son vote soit nécessaire. Dans de tels cas, l’administrateur devra indiquer le motif pour lequel il vote au nom du membre. Au lieu de « date et heure », il faut, pour les réunions dCR, définir un délai, soit une période de temps durant laquelle les membres pourront voter. Ce délai n’est toutefois pas obligatoire – l’administrateur peut décider de clore le vote plus tôt ou bien permettre des votes hors délai. Dans les dCR, le type d’agenda défaut s'appelle « Résolution », existant uniquement pour ce type de réunions. Pour chaque résolution, les réponses possibles peuvent être définies et si on en a pas besoin, les deux options « Abstention » et « Demande de discussion » peuvent être désélectionnées. Etant donné que le contenu de la dCR ne peut pas être modifié durant la période de vote, la publication d’une dCR exige que l’administrateur « scelle » la réunion.
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Einen digitalen Zirkularbeschluss zu erstellen ist denkbar einfach. Denken Sie daran, dass der dCR rein deklaratorischer Natur ist, weshalb er sich für Beschlüsse eignet, die keiner weiteren Diskussion bedürfen. Wie bei sämtlichen Sitzungsarten liegt die vollständige Kontrolle über alle Prozessschritte beim Admin, welcher bei Bedarf auch in Vertretung das Stimmrecht eines Mitglieds wahrnehmen kann, welches keinen Systemzugriff hat und dessen Stimme dennoch dringend benötigt wird. Im Falle der stellvertretenden Stimmabgabe muss der Admin einen Grund für die Stellvertretung eingeben. Anstelle von Sitzungsdatum und -zeit muss bei dCR eine Deadline erfasst werden, welche einen Zeitrahmen für die Stimmabgabe definiert. Diese Deadline ist jedoch nicht bindend - es obliegt dem Admin die Abstimmung früher zu schliessen oder Stimmabgaben nach Ablauf der Deadline zuzulassen. Der Standard-Typ für Traktanden innerhalb eines dCR lautet "Beschluss", wobei diese Bezeichnung nur in dCR Sitzungen vorzufinden ist. Die zur Verfügung stehenden Optionen für die Stimmabgabe sind pro Beschluss variabel - konkret können die Optionen "Enthaltung" und "Diskussion verlangen" nach Wunsch deaktiviert werden. Sobald ein dCR publiziert worden ist, sind keine inhaltlichen Änderungen mehr möglich.
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Una volta pubblicata la dCR, comunicatelo ai vostri membri tramite la funzione di notifica presente nell’applicazione. I membri possono votare mediante la loro applicazione o l’accesso via web, in modo assolutamente indipendente dal dispositivo utilizzato. Prima di poter esprimere un voto, il membro deve inserire la propria firma (una sola volta). Una volta che il voto è stato espresso, il membro viene reindirizzato ad una schermata sullo stato della delibera e un’e-mail di conferma viene inviata al membro e all’amministratore. Lo stesso accade se l’amministratore vota a nome di un altro membro. Eventuali modifiche alla votazione sono possibili fino al momento in cui l’amministratore chiude la delibera tramite circolare e conferma/respinge la delibera stessa. Conformemente alle vostre linee guida organizzative interne, una risoluzione può essere respinta nel caso in cui anche un solo membro richieda che l’argomento venga discusso. Idealmente, la conclusione del processo decisionale della dCR coincide con la scadenza definita, anche se l’amministratore può decidere di derogare a quest’ultima. Solo l’amministratore ha facoltà di terminare il processo in modo giuridicamente vincolante, confermando o respingendo la delibera.
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