|
Een goed verslag van een vergadering is goud waard. Het zorgt voor duidelijke afspraken en bevordert de communicatie. Maar hoe bundel je alles wat er gezegd en afgesproken is in een duidelijk en samenvattend verslag? We delen onze tips om effi ciënt verslagen te schrijven. 1. Vooraf: wees voorbereid
Welk soort verslag verwacht je opdrachtgever of de vergadergroep van je?
Moet je letterlijk noteren wat er allemaal gezegd wordt en hoe de besluitvorming tot stand komt? Of volstaat een oplijsting van de actiepunten? Moet je noteren wie wat gezegd heeft? Wat is het doel van de vergadering?
Gaat het om een beeldvormende, besluitnemende of voorbereidende meeting? Een voorbereid notulist is er twee waard.
Maak op voorhand al een agenda op van de punten die aan bod zullen komen.
Voorzie voldoende witruimte tussen de onderwerpen, zodat je tijdens de vergadering per agendapunt kan noteren wat er gezegd wordt. 2. Tijdens: blijf bij de pinken Gebruik de tools waar jij je het best bij voelt.
Voor de ene is dat pen en papier, voor de andere de iPad. Het is een goed idee om een twee- of driekolommenblad te gebruiken.
Zo kan je tijdens de vergadering al meteen een onderscheid maken tussen het probleem, de discussie daarover en het resultaat of besluit. Noteer alleen wat er over het onderwerp in kwestie gezegd wordt.
Probeer het totaalplaatje te maken en beperk je tot de informatie die ertoe leidt dat het doel van de vergadering bereikt wordt. Bijzaken laat je weg. Neem je zelf ook deel aan het overleg?
Bereid je dan erg grondig voor. Tegelijk noteren én praten of vragen stellen, is een kunst. Een audioopname van de vergadering kan soelaas bieden. 3. Nadien: snel aan de slag
Wacht niet te lang om je verslag uit te schrijven.
Hoe sneller je het opstelt na de vergadering, hoe frisser alles nog in je geheugen zit. Ook zaken die je misschien niet genoteerd had. Begin met je aantekeningen van tijdens de meeting te ordenen.
Formuleer da
|
