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Le premier type d'inventaire, celui du matériel et des petits articles, est le plus important. L'UG a cessé progressivement d'utiliser en 2000 le système du matériel utilisé (SMU) en raison d'un manque de ressources, des compressions nationales et d'une perte d'expertise pour la gestion de la base de données du SMU. L'UG a pu tenir un système de suivi manuel des demandes dans la mesure du possible jusqu'en mars 2003 lorsque l'employé responsable de la mise à jour du système manuel est parti en congé de maladie. Actuellement, il n'y a pas de système à jour de suivi de l'inventaire. Le DUG nous a indiqué qu'il avait acheté un programme de suivi de l'inventaire basé sur le programme Access de Microsoft fourni par le Centre de services de Halifax; l'installation est prévue après la période visée par la vérification. En outre, avant la mise en place de ce nouveau système de suivi de l'inventaire, l'UG devra procéder à un dénombrement complet des stocks étant donné l'absence actuellement de données fiables.
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