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Keybot 15 Results  www.international.gc.ca
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JWS Response
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Suite donnée par JWS
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4.3.5 A reconciliation will be conducted in November and the reports submitted to JWS. Priority will be given to ensuring that regular reporting is instituted and maintained. And this priority will be integral to the job of the new consular assistant.
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4.3.6 Le gestionnaire du REPAP travaillera en étroite collaboration avec le personnel du Programme des services consulaires pour surveiller la rapidité et l'efficacité des communications.
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4.1.9 Destroy photocopied passport applications once receipt of the originals is confirmed by JWS.
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4.1.9 Détruire les photocopies des demandes de passeport une fois les originaux bien reçus par JWS.
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4.3.5 Mission management should ensure that a reconciliation of the passport inventory is conducted and the reports submitted to JWS as required.
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4.3.6 Le gestionnaire du REPAP devrait surveiller la rapidité et l'efficacité des communications entre l'agent consulaire et JWS pour veiller à rédoudre tout problème éventuel entre les deux bureaux.
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4.1.18 Photocopies of passport applications should be destroyed once originals have been returned to JWS.
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4.1.19 Les recettes consulaires devraient être déposées au moins une fois par semaine.
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4.1.7 The Consular Assistant examines passport applications in detail and is up to date with passport directives. She is alert to information irregularities and contacts the Passport Office (JWS) for entitlement confirmation as required.
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4.1.10 Un nombre considérable de vieilles demandes de passeport photocopiées sont gardées mais ne sont pas convenablement stockées. Les directives du Bureau des passeports demandent aux missions d'éliminer les photocopies des demandes une fois que les originaux ont été retournés au Bureau des passeports (JWS).
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However, due to the security risk involved in returning the surplus material to Canada, JWS deems it more appropriate to leave the current inventory on hand in Miami and to monitor the situation to ensure no additional passport material is shipped in the near future.
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3.4.2 En mars 2001, deux envois de passeports ont été faits au consulat de Miami. Un contrôle du nombre de passeports disponibles et de ceux délivrés a permis de constater qu'il y avait un stock excédentaire. Cependant, en raison des risques de sécurité liés au renvoi des passeports au Canada, JWS a jugé qu'il valait mieux laisser les stocks existants à Miami et surveiller la situation afin de s'assurer qu'aucun passeport ne soit expédié à Miami dans un avenir rapproché. JWF, responsable de la coordination des envois, a été informé de la situation et la suit de près.
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The Mission is concerned that it would lose valuable contact with clients, however, contact can still be maintained if passport applications are dropped off at the office and forwarded to Rome for processing. The two Missions, in conjunction with JPD and JWS, should examine the feasibility of centralizing passport delivery in Rome.
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3.2.2 L'équipe de vérification estime que la mission devrait envisager de centraliser les services de passeport à Rome, qui possède un bureau des passeports doté d'un personnel suffisant pour assumer la charge de travail accrue. La centralisation du traitement des passeports à Rome libérerait le poste à temps partiel à Milan pour d'autres fonctions. L'agent consulaire pourrait concentrer ses efforts sur l'étude des cas et sur les demandes de citoyenneté. La mission craint de perdre un contact précieux avec les clients, mais ce contact peut être conservé si les demandes de passeports sont déposées au bureau et transmises à Rome pour traitement. Les deux missions, conjointement avec JPD et JWS, doivent examiner la faisabilité de centraliser la délivrance des passeports à Rome.
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4.3.2 Passports are stored in a highly secure area with a minimum working supply assigned to the consular officer. Passport inventory counts are not conducted on a monthly basis as required and inventory reports are frequently submitted late to the Passport Office (JWS).
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4.3.3 Notre discussion avec JWS au sujet du programme de la mission de Chicago a fait ressortir clairement que les rapports entre les deux bureaux sont tendus depuis un certain temps. Plusieurs difficultés secondaires découlent directement de ces problèmes de communication, notamment des retards dans l'envoi des réponses aux demandes de renseignements de l'AC et dans la correction des erreurs découvertes lors des vérifications de la qualité effectuées par JWS. Il est extrêmement important que le gestionnaire joue un rôle dynamique dans le règlement de tout problème opérationnel et (ou) de personnalité entre le Bureau des passeports et les représentants consulaires, et dans le rétablissement de communications efficaces.
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Recommandation à l'intention de JWS